Ein durch SharePoint und Nintex digitalisierter KVP-Prozess mit einem zweistufigen Genehmigungsworkflow – vollständig rollenbasiert, nachvollziehbar und sicher.
💼 Ausgangssituation:
Das Unternehmen möchte Verbesserungsvorschläge strukturiert erfassen und effizient bearbeiten. Die Anträge sollen nicht mehr per E-Mail oder Papier laufen, sondern digital verwaltet werden – mit klaren Zuständigkeiten, automatischer Nachverfolgung und Zugriffsbeschränkungen.
⚙️ Ablauf des Prozesses:
- Antragstellung durch Mitarbeitende:
Mitarbeitende reichen ihren KVP-Vorschlag über ein digitales Formular auf einer zentralen SharePoint-Seite ein. Es können Dokumente angehängt und der Nutzen beschrieben werden. - Erste Genehmigungsstufe – Teamleitung:
Der zuständige Vorgesetzte wird automatisch benachrichtigt und kann den Antrag in SharePoint sichten, kommentieren und genehmigen oder ablehnen. - Zweite Genehmigungsstufe – Geschäftsleitung (optional):
Falls der Vorschlag mit erhöhtem Aufwand, Budget oder Bereichsübergreifenden Auswirkungen verbunden ist, wird der Antrag automatisch an die Geschäftsleitung zur finalen Prüfung weitergeleitet. - Benachrichtigung & Abschluss:
Nach Entscheidung erhalten alle Beteiligten eine automatische Benachrichtigung über den Status (angenommen, abgelehnt, in Umsetzung).
🔐 Zugriffs- & Bearbeitungsrechte:
- 👤 Antragstellende:
Können nur ihre eigenen Anträge einsehen, bearbeiten (nur im Entwurfsstatus) und den Status verfolgen. - 👨💼 Vorgesetzte:
Sehen und bearbeiten nur die Anträge ihres Teams. Kein Zugriff auf Anträge anderer Abteilungen. - 🧑💼 Geschäftsleitung:
Hat Vollzugriff auf alle Anträge und sieht Übersichten über alle laufenden und abgeschlossenen Prozesse. - ✏️ Bearbeitungsschutz:
In jedem Schritt kann nur die jeweils zuständige Rolle den Antrag weiterbearbeiten. Nach Abschluss ist der Antrag nur noch lesbar.
🧠 Technische Umsetzung:
- SharePoint mit Berechtigungsstruktur auf Elementebene (Item-Level Permissions)
- Nintex für mehrstufige Genehmigungsflows und E-Mail-Benachrichtigungen
- Automatische Archivierung genehmigter Anträge in einer separaten Bibliothek
🎯 Vorteile für das Unternehmen:
- Keine E-Mail-Flut oder verlorene Vorschläge mehr
- Transparentes, nachvollziehbares Verfahren
- Rollenbasierter Zugriff sorgt für Datenschutz & Klarheit
- Automatisierung spart Zeit & Ressourcen
- Höhere Beteiligung der Mitarbeitenden durch einfache Bedienung