Kurzbeschreibung:
Ein zentrales Projektmanagementsystem wurde auf Basis von SharePoint Online für ein mittelständisches Unternehmen entwickelt. Es ermöglicht die strukturierte Abwicklung sämtlicher Projekte – von der Planung bis zur Freigabe. Automatisierte Prozesse, individuelle Projekträume, rollenbasierte Zugriffe sowie eine visuelle Geschäftsführungssicht machen diese Lösung effizient, skalierbar und nachvollziehbar.
🏗️ Ablauf des Projektprozesses:
1. Zentrale Projektübersicht (Top-Level)
- Startseite mit Projektliste (gefiltert nach Abteilung, Status, Projektleiter)
- Neues Projekt kann über ein intelligentes Formular angelegt werden (inkl. Stammdaten, Laufzeit, Budget etc.)
2. Automatisierte Erstellung bei Projekterfassung
- Automatisch generiert:
- 📁 Projektraum mit Dokumentenbibliothek
- 📋 Arbeitspaket-Vorlagen mit Standardaufgaben (ToDos, Deadlines, Zuständigkeiten)
- 📧 Benachrichtigungen an beteiligte Personen mit Zugriff auf das jeweilige Projekt
- Die Struktur basiert auf wiederverwendbaren Templates und wurde mit Nintex Workflows realisiert.
3. Individuelle Projektbearbeitung im Teamraum
- Projektteams erhalten Zugang zu ihrem Projektraum
- Sie bearbeiten Aufgaben, laden Dateien hoch, halten Fristen ein
- Fortschritte werden in Echtzeit im Projektdashboard aktualisiert
4. Meilensteinmanagement & Freigabeprozess
- Bei Abschluss eines Arbeitspakets wird der Meilenstein zur Freigabe eingereicht
- Projektleiter wird automatisch benachrichtigt und prüft / genehmigt
- Nach Genehmigung wird der nächste Meilenstein automatisch freigeschaltet
5. Rollenbasierte Ansichten
- 👤 Projektleiter: Sehen nur ihre eigenen Projekte mit Status, Kosten, Aufgaben
- 👥 Teammitglieder: Zugriff auf eigene Projekträume und Aufgaben
- 🧑💼 Geschäftsführung: Sieht alle Projekte mit Fortschrittsbalken, Zeit- und Budgetübersichten
📊 Berichtswesen & Visualisierung
- Dashboards für Geschäftsführung:
- Projektfortschritt (Balken-/Kreisdiagramme)
- Budgetübersicht, zeitliche Planung, Engpässe
- Technisch umgesetzt mit:
- Eigene HTML/CSS/JavaScript-Formulare für erweiterte Benutzeroberflächen
- Dynamische Diagramme mit JS-Bibliotheken wie Chart.js oder ApexCharts
- Nintex Workflows für Genehmigungsprozesse und Automatisierungen
✅ Vorteile für das Unternehmen:
- 📁 Einheitliche Struktur für alle Projekte
- ⚙️ Hohe Automatisierung & Nachvollziehbarkeit
- 🔐 Klare Zugriffsrechte – keine Informationslecks
- 📈 Management-Dashboard für maximale Transparenz
- 🧩 Erweiterbar um Zeittracking, Budgetplanung, Lessons Learned uvm.
💡 Warum SharePoint für Projektmanagement?
SharePoint ermöglicht ein modulares, skalierbares System, das individuelle Projektarbeit mit zentraler Kontrolle verbindet. In Kombination mit Nintex und Custom Code ergibt sich eine leistungsstarke, maßgeschneiderte Plattform – ohne externe Tools oder komplexe Insellösungen.