Kurzbeschreibung:
Ein mittelständisches Unternehmen mit über 1.000 Mitarbeitenden hat sein veraltetes internes Wiki durch ein modernes, skalierbares SharePoint-Intranet ersetzt. Die neue Plattform bietet nicht nur ein zentrales Einstiegstor zu allen relevanten Unternehmensinformationen, sondern auch strukturierte Teamräume, klare Zugriffsregelungen und hohe Benutzerfreundlichkeit – maßgeschneidert für die tägliche Arbeit.
🏢 Ausgangssituation:
- Bisheriges Wiki war unübersichtlich, technisch veraltet und schwer pflegbar
- Informationen zu IT, Prozessen, Projekten, Dokumentationen etc. waren verteilt
- Keine einheitliche Benutzer- oder Rechteverwaltung
- Schwache Akzeptanz bei den Mitarbeitenden
🔄 Lösung: Einführung eines SharePoint-basierten Intranets
Zentraler Einstieg:
Die neue Startseite des Intranets dient als digitale Schaltzentrale. Sie bietet:
- 📰 Unternehmensnews & Mitteilungen
- 🔗 Schnelleinstiege in wichtige Bereiche
- 🔍 Globale Suchfunktion über alle Inhalte hinweg
Strukturierte Inhaltsbereiche (Beispiele):
- Technische Dokumentationen:
Zentral gepflegt, versioniert, mit Meta-Tags und Downloadoptionen - IT-Support & Problemlösungen:
Self-Service-Wiki, Anleitungen, FAQ-Bereich - Vertriebs- & Verkaufsunterlagen:
Zugriffsgesteuert nach Region/Abteilung, mit Freigabeprozessen - Projektmanagement:
Projektseiten, Gantt-Pläne (via Planner oder Drittintegration), Aufgabenmanagement - Personalabteilung:
Digitale Formulare, Arbeitszeitmodelle, Mitarbeiterhandbuch - Teamräume für einzelne Abteilungen:
Austausch, Dateifreigabe, Kalender, Aufgaben – individuell konfiguriert
🔐 Berechtigungskonzept:
- Zugriffsrechte nach Abteilung, Rolle und Verantwortungsbereich
- Leserechte für alle, Bearbeitungsrechte nur für verantwortliche Teams
- Hohe Datensicherheit und Nachvollziehbarkeit
✅ Ergebnisse & Vorteile:
- 📈 Akzeptanz gesteigert: Klare Struktur, einfache Bedienung, mobiler Zugriff
- 🧩 Modular erweiterbar: Prozesse, Workflows und Automatisierungen jederzeit integrierbar
- 🔒 Sicher & DSGVO-konform: Rechteverwaltung über Microsoft 365
- 🧠 Wissenssicherung: Know-how bleibt im Unternehmen, auch bei Personalwechsel
- ⏱️ Effizienzgewinn: Weniger Suchen, klar definierte Abläufe und Verantwortlichkeiten
💡 Warum SharePoint für ein Intranet?
SharePoint ist mehr als eine Dateibibliothek – es ist das Rückgrat für moderne, digitale Zusammenarbeit. Als Intranet-Lösung ist es die logische Wahl für Unternehmen, die Microsoft 365 bereits nutzen und Wert auf Skalierbarkeit, Sicherheit und Prozessintegration legen.